Excel faylına ad verərkən nələrə diqqət etməli?

Gün ərzində hazırladığımız və fərqli-fərqli şəxslərə yolladığımız və fərqli şəxslərdən qəbul etdiyimiz faylların sayı o qədər çox olur ki, hansının daha aktual olduğu, kim tərəfindən və hansı səbəblə yollandığını anlamaq bəzən zaman tələb edir. Bu günkü yazıda Excel faylına ad verərkən diqqət etməli olduğumuz nyuansları müzakirə edəcəyik.

Fərz edək ki, 3 fərqli layihənin maliyyə cəhətdən gəlirliliyini ölçən bir hesabat hazırlamış və bunu rəhbərimizə yollamaq istəyirik. Aşağıda sıralayacağım komponentlər fayla ad verərkən mümkün dərəcə istifadə edilməlidir.

  1. Faylın xülasə, lakin aydın təsviri – Investment Appraisal
  2. Faylı hazırlayan şəxsin inisialları – EX
  3. Faylın hazırlandığı tarix – Apr 6, 2015
  4. Faylın versiyası – V1 (vəya ver1)

Bunun nəyə bənzədiyinə baxaq.

How to name Excel file - 1

Bu qaydalara riayət etmənin çox böyük üstünlükləri vardır. Məsələn, bu faylı eyni gün ərzində 4 dəfə düzəliş edərək rəhbərimizə yollamaq məcburiyyətində qalsaq, hansı faylın daha aktual olduğunu müəyyən etmək üçün onları bir-birindən fərqləndirməliyik. Əks təqdirdə, qatmaqarışıq bir halla qarşı qarşıya qalacağıq. Eyni faylı etdiyimiz hər bir dəyişiklikdən sonra adını da mütləq surətdə dəyişdirməliyik. Məsələn, 4 dəfə dəyişiklik etmiş olsaq, 4 fərqli fayl hazırlamalıyıq.

How to name Excel file - 2

Bu, eyni tarixdə edilən dəyişikliklərə aiddir. Fayldakı növbəti dəyişikliyi 8 Apreldə etmiş olsaydıq, həm tarix dəyişib 8 Apr, 2015 olacaq, həm də versiya yenidən 1-ə qayıdacaqdı.

How to name Excel file - 3

Beləliklə, ən aktual faylın hansı olduğunu anından anlamış oluruq.

Faylı hazırlayan şəxsin inisialları isə ona görə vacibdir ki, hər hansı bir sual yarandığı təqdirdə, müraciət olunacaq şəxs bilinmiş olsun.

Bəzi layihələrdə faylların adları daha çox məlumat ehtiva edəcək şəkildə hazırlanır, lakin normal iş şəraitində yuxarıda sadaladığımız 4 komponent lazımi şəkildə ifadə edilsə, fayllarımızın yaradacağı qarışıqlıq minimuma endirilmiş olacaqdır.

Sıx-sıx qarşılaşılan hallardan br digəri isə, aylıq hesabatların adlandırılmasıdır. Aylıq hesabatlar yollanarkən, hər bir aya müvafiq ay sırasını da faylın adına daxil etsək, sıralama baxımından məntiqi ardıcıllığı da qorumuş olarıq. Məsələn, aşağıdakı 2 görüntüyə nəzər yetirsək, fayla verilən adların necə əhəmiyyətli olduğu ortaya çıxacaqdır.

How to name Excel file - 4

İlk 6 ayın variance hesabatları olan faylları görürük, lakin bunlar məntiqi ardıcıllıqla yox, əlifba sırasına görə düzülüb. Amma əslində, ayların sırasına görə düzülmüş olmalı idilər. Çox xırda bir nyuans olmasına baxmayaraq, oxucu üçün müəyyən çətinliklər törədir. Bunun əvəzinə, aşağıdakı kimi bəsit bir həll ilə məntiqi ardıcıllıq əldə edilmiş olacaqdır.

How to name Excel file - 5

Hər bir hesabata öz ayına müvafiq rəqəm əlavə edərək, istəyimizə çatmış olacağıq. Artıq, hesabatlar lazımi qaydada sıralanmış oldu.

Uğurlar!

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s