Diaqram və qrafikləri formatlama qaydaları

Powerpoint və Excel-də hesabatlarımızı təqdim edərkən əksər hallarda diaqram və qrafiklərdən istifadə edirik. Məlumatın vizuallaşdırılması onun çox daha anlaşıqlı olmasına gətirib çıxarır, lakin qarşılaşdığım əksər diaqramlar faydalı məlumat daşımasına baxmayaraq, vizual olaraq düzgün təqdim edilmir, lazımsız bir çox nyuansla birgə görüntülənir. Halbuki, istənilən hesabat çox sadə olmalıdır. Biznes mühitində çalışanlar aşağıdakı prinsipi hər zaman diqqətdə saxlamalıdır:

As simple as possible

As complex as necessary

Yəni hər bir şey mümkün qədər sadə, lazım olduğu qədər də qəliz olmalıdır.

Aşağıda tamamilə eyni məlumatı daşıyan 2 fərqli diaqram yer alır. Bu diaqramlar Excel dili ilə desək Column Chart formatında və Excel 2013 versiyasında hazırlanıb. Versiyanı vurğulamağımın səbəbi odur ki, Excel 2007-də by default gələn diaqramları hər zaman yenidən formatlamaq ehtiyacı yaranırdı, Excel 2013 isə bunu nəzərə alaraq onları çox daha gözəl formatda təqdim edir. Excel 2007 işlədənlər formatlama üzərində daha çox baş sındırarkən, Excel 2013 bir çox “çirkinliyi” aradan qaldırmış qaydada verir.

Aşağıdakı diaqramlardan hansının informasiyanı daha doğru şəkildə çatdırdığına özünüz qərar verin.

Charts formatting techniques - 1Charts formatting techniques - 2

Əlbəttə ki, ikinci diaqram ilkinə görə çox daha professional hazırlanmışdır. Səbəblərini isə, gəlin araşdıraq.

1. Başlıq

Hər bir diaqramın/cədvəlin/hesabatın açıqlayıcı bir başlığı olmalıdır. Hesabat hansı şirkətə, hansı dövrə aiddir? Göstərilən məbləğlər mahiyyət etibarilə nəyi ifadə edir? (gəlir, xərc, pul axını və s.). İlk diaqramda bunu anlamaq qeyri-mümkündür, ikinci diaqram isə, bu diaqramın MNO şirkətinin Yanvar – İyun 2014-cü il dövrünü əhatə edən ölkələr üzrə satış məbləğləri olduğunu göstərir. Bəzən diaqramlar ümumiyyətlə başlıqsız gəlir. Başlıq əlavə etmək üçün diaqramın üzərinə klikləyib əmələ gələn Design menusundan Add Chart Element >> Chart Title >> Above Chart seçilməlidir.

Charts formatting techniques - 4

2. Sıralama

Hər hansı müqayisəli məlumat təqdim edilərkən, ya böyükdən kiçiyə, ya da kiçikdən böyüyə doğru bir sıralama izləməsi daha məntiqlidir. İlk diaqramımıza baxdıqda, hər şeyin qarışıq olduğunu görürük, ölkələri müqayisə etmək çətindir. İkinci diaqram isə, əksinə, ən çox satış edən ölkədən başlayaraq azala-azala gedir və biz vizual olaraq beynimizdə müəyyən fikir formalaşdırmış oluruq. Bu sıralamanı əldə etmək üçün dəyişiklik diaqram üzərində yox, bu diaqramın bağlı olduğu cədvəl üzərində aparılmalıdır.

3. X oxunun formatlanması

İlk diaqrama fikir versək, məbləğlər olan X oxu formatlanmamış vəziyyətdədir, bu da o məbləğlərin oxunmasını çətinləşdirir. Bu səbəblə, həm X, həm də Y oxları lazımi qaydada formatlanmalıdır. Bunun etmək üçün istənilən oxun üzərində mouse ilə double-click edib, sağda yaranan Format Axis qutusundan Number kateqoriyasını seçib, lazımi formatı vermək kifayət edəcəkdir.

Charts formatting techniques - 3

4. Legend

Əgər diaqramımızda cəmi 1 seriya varsa, o zaman ilk diaqramın lap sağında gördüyümüz Legend silinməsi daha məntiqlidir, çünki diaqramın adından bunun sadəcə satışlar olduğu görünür və əlavə olaraq bunu legend ilə vurğulamağa ehtiyac yoxdur. Əgər 2 və daha çox müqayisəli seriya olsaydı, o halda Legend istifadə etmək daha məntiqli olacaqdı.

Charts formatting techniques - 5

5. İkinci dərəcəli məlumatlar

Hər bir diaqramda əsas və ikinci dərəcəli məlumatlar yer alır. Əsas məlumatlar satış məbləğləri ikən, ikinci dərəcəli məlumatlar oxlardakı məbləğlər və ölkə adları, Legend-də yer alan məlumatlar və sairdir. Əsas prinsipimiz odur ki, əsas məlumat mümkün qədər qabarıq görünməlidir. Bunu etmənin yollarından biri ikinci dərəcəli məlumatların rəngini daha açıq edərək, bir növ fonda qalmalarına nail olmaqdır. İkinci dərəcəli məlumatlar geri planda qaldığı anda bütün diqqət avtomatik əsas vacib məqamlara yönələcəkdir. Hazırladığımız diaqramın bəhsini etdiyimiz dəyişiklik edildikdən sonrakı son halı belə olacaqdır.

Charts formatting techniques - 6

Ölkə adları və satış məbləğləri olan oxları açıq boz edərək, əsas diqqəti qeyri-ixtiyari satış məbləğlərinə yönəldirik. Bu da məlumatın dərk edilməsini ciddi şəkildə asanlaşdırır və oxucunu yormur.

6. Gridlines – fondakı horizontal xəttlər

Diaqramın fonunda açıq boz rəngli horizontal xəttlər görürük. Bu xəttlər gridlines adlanır. Gridlines istəyə bağlı olaraq ya bozun ən açıq tonunda seçilə, ya da ümumiyyətlə silinə bilər. Silmək üçün hər hansı bir xəttin üzərinə klikləyib klaviaturadan Delete düyməsinə basmaq kifayət edəcəkdir. Bu, tamamilə şəxsi seçimə bağlıdır, lakin şəxsi düşüncəm bozun ən açıq tonunun seçilməsi daha gözəl olacaqdır.

7. Düzgün diaqramın seçilməsi

Bəzi hallarda oxlardakı yazılar bir sətirə yerləşmədiyi zaman, Excel horizontal olan yazıları vertikal olaraq dəyişir. Bu diaqramı oxuyanlar satışların hansı ölkəyə aid olduğu görmək üçün hər dəfə başlarını yana əymək məcburiyyətində qalacaq.

Charts formatting techniques - 7

Məlumatı oxumaq çətinləşdi, elə deyilmi? Bu vəziyyətdən çıxış yolu diaqramın ölçülərini böyütmək ola bilər, lakin bu da diaqramın çox böyük ölçülərə gəlib çıxmasına səbəb ola bilər.

Problemi aradan qaldırmanın bir digər yolu isə, Column Chart-ı Bar Chart olaraq dəyişdirmək ola bilər. Bunun üçün diaqramın üzərində mouse ilə sağ klikləyib Change Chart Type vasitəsilə Bar Chart seçilə bilər.

Charts formatting techniques - 8

Gördüyümüz kimi, artıq hər bir məlumat asanlıqla oxunur.

Hesabat hazırlanarkən yazının əvvəlində də qeyd etdiyim prinsipi unutmayın: “mümkün qədər sadə, lazım olduğu qədər də qəliz“.

Uğurlar!

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s