Hesabatlarda diqqət edilməli xüsuslar

Bu dəfəki yazımızda rəhbərliyə təqdim etdiyimiz hesabatlarımızı necə daha mənalı və professional edə biləcəyimiz mövzusuna toxunacağıq. İlk başda mənasız gələn bir çox nyuansa lazımi diqqəti vermədiyimiz zaman hesabatın keyfiyyətinə necə təsir edəcəyini görəcəyik.

Mövzuya başlamazdan əvvəl onu da qeyd etmək istəyirəm ki, hər hansı bir hesabat hazırlayarkən, rəhbərinizə verməli olduğunuz 2 sual var:

  1. Hansı məlumat hazırlanmalıdır?
  2. Hansı formatda təqdim edilməlidir?

1-ci punkt çox böyük məlumat bazasından rəhbərliyə maraqlı olan məlumatın çəkib çıxarılmasını əhatə edirsə, 2-ci punkt bu məlumatın hansı formatda təqdim edilməli olduğunu müəyyən edir. Və 2-ci punkt ilə bağlı şirkətinizdə hər hansı hesabatlıq formaları varsa, mütləq surətdə o formalardan istifadə edilməli, əks təqdirdə özünüz istəyən formatda bir hesabat hazırlamalı olacaqsınız.

Bu yazının məqsədi də, müstəqil olaraq hazırlayacağımız hesabatların keyfiyyətini artırmaq yollarını araşdırmaqdır. Gəlin, ilk sualımıza baxaq. Mövzuya davam etmədən öncə aşağıdakı cədvələ diqqət yetirib, bu cədvəldəkı çatışmamazlıqları öz-özünüzlə müzakirə edin. Beləliklə, sual belədir: aşağıdakı cədvəl niyə yaxşı hesabat sayıla bilməz?

Reporting techniques - 1

Yazıya davam etmədən öncə bir az düşünün. Əgər hazır isəniz, bu cədvəli daha professional və dolğun etmənin yollarını araşdıraq.

1. Başlıq

Hər hansı bir hesabat təqdim edərkən, bu hesabatın adı, əhatə etdiyi dövr və ona xas olan xüsusiyyətləri mütləq qeyd edilməlidir. Cədvəlimizdə filiallar üzrə kredit portfelləri haqqında məlumatı görürük, lakin hansı ilə/aya aid olduğunu görmürük. Əksinə, aşağıdakı kimi bir başlıq bütün qaranlıq məsələləri aydınlaşdıracaqdır.

Reporting techniques - 2

2. Aylar üzrə trend

Cədvəlimizdəki məbləğlər tək bir aya aid olduğu üçün, bu məbləğlərin yaxşı, ya da pis olduğunu iddia etmək qeyri-mümkündür. Daha dolğun və güvənilir məlumat üçün daha öncəki 2 ayın məbləğləri də əlavə edilib, ümumi trend müşahidə edilsə, şirkətin vəziyyəti daha düzgün başa düşülər.

Reporting techniques - 3

Gördüyümüz kimi, artıq təkcə yanvar 2015 yox, eyni zamanda dekabr 2014-cü il üzrə də məlumatlar olduğu və digər sütunlarda bu iki ayın müqayisəsi də aparıldığı üçün, şirkətin hər bir filialında gedən proseslər yavaş-yavaş ortaya çıxmağa başlayır. Tək dövrə aid heç bir məbləğ dolğun məlumat verə bilməyəcək.

3. Büdcə ilə müqayisə

Bundan əlavə, aylar üzrə müqayisə ilə birlikdə, büdcə və faktiki məbləğlər arasındakı müqayisə də çox faydalı ola bilər.

Reporting techniques - 4

Diqqət etsək görərik ki, Bakı filialının yanvar ayında dekabr ayına görə 25%-lik artış etməsinə baxmayaraq, büdcə ilə müqayisədə, əslində nəzərdə tutulanın gerisində fəaliyyət göstərib.

Bütün analizlərdə olduğu kimi, bu cədvəlimizdə də bütün komponentlər nəzərdən keçirilməli, tək bir göstərici ilə qərarlar verilməməlidir.

4. Şərti formatlamadan istifadə

Şərti formatlama vasitəsilə əldə etdiyimiz fərqləri vizuallaşdıra və onların başa düşülmə xüsusiyyətlərini artıra bilərik. Şərti formatlama haqqında daha ətraflı məlumatı aşağıdakı linklərdən əldə edə bilərsiniz.

Şərti formatlama ilə cədvəlimizi aşağıdakı kimi formatlaya bilərik.

Reporting techniques - 5

Ən sağdakı sütunu şərti formatlayıb, artışları yaşıl, azalmaları isə qırmızı işarələrlə göstərib, məlumatı vizual olaraq zənginləşdirmiş olduq.

Unutmayaq!

  1. Hər bir hesabatın çox aydın bir başlığı olmalıdır – şirkətin adı, hesabatın mahiyyəti, məqsədi və hesabatda yer alan məbləğlərin hansı qaynaqdan əldə edildiyi.
  2. Müqayisə üçün imkanlar olmalıdır. Aylar, illər və ya büdcə üzrə.
  3. Vizual olaraq zənginlişdirilməlidir.
  4. İmkan varsa, hesabatı alan şəxs hesabatdakı müəyyən detalları dəyişməklə hesabatın necə dəyişdiyini görməlidir – Form controls vasitələri burda çox köməyimizə çatır. (Əlavə məlumat üçün – Pivot Table və Slicer FilterForm Controls – Combo Box Form Controls – Option Box mövzularından faydalana bilərsiniz).
  5. Və ən əsası – müəyyən çərçivədə məna kəsb edəcək istənilən yaradıcı vasitədən məntiqli ölçüdə istifadə edilə bilər.

Uğurlar!

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s